はじめに

特定個人情報を扱う一連の工程を1社で完結させ、情報の受け渡し経路を抑えながらお客様の管理負担を大幅に軽減した事例

マイナンバー法の施行により、税務署へ提出する支払調書にはマイナンバーの記載が義務付けられ、企業は支払先となる個人事業主等からマイナンバーを収集・保管する必要が生じました。しかし、お客様は社内規定によりマイナンバーを社員が直接取り扱うことができず、制度要件を満たす安全かつ確実な外部委託体制の確保が不可欠でした。
本事例では、マイナンバーの収集から運用管理、税務署提出用の支払調書データの作成までを当社が一括して受託しました。収集キットの版下作成・印刷・封入・封緘・発送・回収、本人確認チェック、不備に関する対応、未提出者フォロー、データ登録、支払調書データの納品までを一手に担うことで、制度要件に沿った安全な運用を維持しながら、お客様の管理負担を大幅に軽減しています。2016年から現在まで、支援を継続しております。

背景・課題

マイナンバーを社員が直接扱えないなか、安全で確実な委託体制が必要

制度要件を満たしたうえで、収集から確認、フォローまでを継続的に回せる委託先が求められていました。加えて、印刷や督促などの工程ごとに委託先が分かれると特定個人情報の受け渡し経路が増えることから、委託先を分散させないことも重視されていました。対象者が多く、年次で発生する業務であることから、運用負荷の高さも課題となっていました。

解決策

委託先を分散させず、収集から支払調書データ作成までを1社完結で受託

当社が、収集キットの版下作成・印刷・封入・封緘・発送・回収から本人確認チェック、不備に関する対応、未提出者フォロー、データ登録、支払調書データの作成・納品までを一括して対応しました。一連の工程を外部に再委託せず社内で完結させることで、特定個人情報を扱う業務に求められるセキュリティ水準を満たしながら、運用負荷の高い業務を継続的に運用できる体制を構築しています。

対応範囲・体制

デザイン・印刷・発送から運用フォローまで、社内完結の一気通貫体制

収集キットのデザイン案・版下の作成から印刷、封入・封緘、発送・回収、データ登録までを社内で完結できる体制により、外部に分散させずに一気通貫で運用できる点が特長です。特定個人情報を含む帳票の印刷・封入工程を外部に委託しないため、情報の受け渡し経路を最小限に抑えられます。

導入効果

委託先を増やさずに、安全な運用と管理負担の軽減を両立

マイナンバーを社内で直接取り扱うことなく、収集から税務署提出用の支払調書データの作成・納品までを安定的に運用できる体制が整いました。版下作成から印刷、封入・封緘、発送・回収、データ登録までを社内で行い、委託先を1社に集約できたことで、委託先管理の対象を増やさずに運用できています。特に大きかったのは、社内規定を変更することなく、制度要件を満たした運用を実現できた点です。

ご相談ください

“受託実績がある”からこそできる実践的支援

当社は特定個人情報を扱う業務を継続的に受託してきた実績をもとに、制度要件に沿った安全な業務設計から運用フローの構築・継続運用までを一貫してご支援できます。「マイナンバーなどの機微情報を扱う業務を安全に委託したい」「収集から不備に関する対応・データ作成まで一括して任せたい」といったご相談を承っております。お気軽にお問い合わせください。