事例 | 日比谷コンピュータシステム

帳票・文書管理

取引先への請求書郵送をWeb配信へ切り替え、電子帳簿保存法にも対応多数の取引先を抱える某メーカーでは、月々膨大な件数にのぼる請求書を発送しており、印刷・封入・発送にかかる管理部門の業務負荷が大きな課題となっていました。本事例では、帳票基盤「SVF Archiver/Transact」を活用して請求書送付を紙からWebへ切り替えるとともに、改正電子帳簿保存法への対応、さらに顧客承諾の証跡管理までを一体で実現した取り組みを紹介します。同社では約10,000社にのぼる取引先へ毎月請求書を郵送しており、印刷・封入・発送という一連の作業に多くの人手と時間を割いていました。取引先数の増加とともに業務負荷は年々高まり、抜本的な効率化が急務となっていました。加えて、請求書を電子化するにあたっては電子帳簿保存法改正への対応、さらに「顧客が内容を承諾した証跡を残す」という要件も同時に満たす必要があり、単純なペーパーレス化だけでは解決できない以下の課題が顕在化していました。基幹システムが出力する請求書PDFを連携サーバー上のフォルダへ格納すると、Bridge Serviceが自動検知してSVFへアップロードし、OCRで請求データを取得したうえで受信者用サイトからWeb配信する仕組みを構築しました。あわせて、SVF Transactのカスタムプロパティ機能で配信帳票ごとの承諾状況を管理し、改正電子帳簿保存法への対応と証跡確保も実現しています。帳票発行元の基幹システム、連携サーバー、SVF Archiver/Transactの三者を連携させ、請求書の出力からWeb配信・閲覧に至るまでの一連の流れを自動化しました。運用フローは大きく次のとおりです。出力：複数の基幹システムが請求書PDFを出力し、サーバーPC上の拠点フォルダへ格納監視・自動アップロード：Bridge Serviceが拠点フォルダを常時監視し、新規ファイルを検知してSVF Archiverへ自動アップロード（OCR処理を実行）保管・データ取得：SVF ArchiveがPDFを保管するとともに、OCRにより請求データを自動取得公開・Web配信：帳票を受信者用サイトに公開し、取引先がWeb上で閲覧承諾管理：カスタムプロパティ機能を用いて、配信した帳票ごとの承諾状況を一元管理当社はSVF Archiver/Transactを活用した帳票のWeb配信化、OCRによるデータ取得の自動化、承諾状況の管理まで、一連の仕組みを自ら構築してきた経験を持っています。この経験をもとに、お客様の業務に即した設計から運用定着に至るまで一気通貫で支援いたします。「請求書などの郵送業務を電子化したい」「改正電子帳簿保存法に対応したい」「配信した帳票の承諾状況を管理したい」といった悩みをお持ちの方は、ぜひ気軽にお問合せください。

帳票・文書管理

SVF帳票開発ソリューションで帳票開発を、要件整理から納品・保守まで当社は「SVF帳票開発ソリューション」として、SVF Cloudを用いた帳票開発を、要件のヒアリングから帳票定義シートの作成、開発、納品までを一貫して支援しています。個別の課題解決型の事例とは異なり、本ページでは、これまで幅広い業種・帳票で積み重ねてきた支援実績と、当社ならではの進め方（方法論）をご紹介します。帳票開発には、着手して初めて分かる不確実性がつきものです。実際のご相談でも、次のような課題を多くいただきます。当社は SVF Cloud の知見・スキルと Salesforce の知見・スキルを掛け合わせ、そこに帳票開発の経験を重ねることで、着手前の段階から実現性のある帳票仕様をご提示します。レイアウト、項目出力仕様、項目の最大文字数、改ページ後のレイアウト、オブジェクト構成といった、実際につまずきやすいポイントを踏まえた設計が可能です。これまでに、以下のような広がりを持つ帳票開発をご支援してきました。実績件数：100例以上（新規開発・改修を含む）期間：2015年〜現在（継続中）規模：1帳票の単票から、40帳票を超える大規模案件まで契約形態：請負契約・準委任契約のいずれにも対応対応範囲：新規開発、既存帳票の改修、本番リリース、操作レクチャー・Q&A対応まで基盤：SVF Cloud 支援してきた業種（例）：開発してきた帳票の種類（例）：当社はSVF Cloudの帳票開発を幅広い業種で継続的に支援してきた実績をもとに、要件整理から帳票定義シートの整備、開発、納品・保守までを一貫してご支援できます。「要望が実現できるか着手前に見極めたい」「設定をブラックボックス化させたくない」「短納期で帳票を開発したい」といったご相談を多くいただいております。お気軽にお問い合わせください。

CRM/SFA

配送状況や請求情報を、ポータルサイトでリアルタイムに提供多数の取引先を抱える企業では、⽋品状況や配送状況、請求情報といった顧客が知りたい情報が複数のシステムに分散しており、タイムリーに届けられないことが課題となっていました。本事例では、「Lightning Platform」と「Experience Cloud」を活⽤し、基幹システムや配送管理システムの情報を顧客向けポータルサイトに集約するとともに、標準機能を活かして開発規模を抑えながら短期間で⽴ち上げた取り組みを紹介します。同社では、多数の取引先に対して⽋品状況‧配送状況‧請求情報といった情報をタイムリーに届けたいという要望がありました。しかし、これらの情報は基幹システムや配送管理システムなど複数の仕組みに分散しており、顧客がリアルタイムに把握することは容易ではありませんでした。加えて、開発規模を抑えながら短期間で⽴ち上げたいという要件もあり、単純なシステム連携だけでは解決できない以下の課題が顕在化していました。 Lightning Platform上に取引先‧商品‧請求などのデータを集約し、顧客向けの⼊⼝としてExperience Cloudでポータルサイトを構築しました。基幹システムが持つ⽋品情報はデータ連携ツールを⽤いてSalesforceへ連携し、配送状況についてもポータル上でタイムリーに確認できる仕組みとしています。Experience Cloudの標準機能を活かすことで、開発規模を最⼩限に抑えています。社内の基幹システムや各業務システムと、社外向けのSalesforce基盤（Experience Cloudのポータル）を連携させ、顧客が必要な情報を⼀つのサイトで確認できる構成を実現しました。全体像は次のとおりです。社内側には基幹システムに加えて配達管理システム‧注⽂システムがあり、これらの情報をLightning Platformへ連携します。Salesforce上では取引先‧商品‧請求‧ファイルといったデータを管理し、社外向けにはExperience Cloudでポータルを構成。取引先企業は、次の情報をポータル上で確認できます。当社はLightning PlatformやExperience Cloudを活⽤したポータル構築‧システム連携を⾃ら⼿がけてきた経験を持っています。この経験をもとに、お客様の業務に即した設計から運⽤定着に⾄るまで⼀気通貫で⽀援いたします。「分散した情報を顧客向けポータルに集約したい」「配送状況などをリアルタイムに提供したい」「標準機能を活かして開発規模を抑え、短期に⽴ち上げたい」といった悩みをお持ちの⽅は、ぜひ気軽にお問合せください。

ローコード開発

COBOL依存の基幹システムを短期間でWeb化弊社では2019年、メーカーEOLが迫るレガシー基幹システムに対し、OutSystemsを採用して刷新を実施しました。今回は、設計書と実装の乖離、ブラックボックス化、COBOL人材依存といった課題を整理したうえで、ローコード基盤を活用してWebシステム化を実現しました。短期間でのリリース、業務工程の可視化、保守性向上までつなげた事例です。長年運用してきた大型汎用機（ホストコンピュータ）の基幹システムに対し、メーカーEOL対応が必要な状況でした。一方で、設計書と実装内容の不具合やブラックボックス化が進んでおり、従来のままでは改修・保守リスクが高いことも明らかになっていました。さらに、保守運用はCOBOL人材の依存が強く、将来的な継続性にも課題がありました。本件では、短期間での刷新と将来的な保守性の両立を見据え、ローコード開発基盤のOutSystemsを採用しました。仕様変更にも柔軟に対応できる特性を活かし、現行システムのインプット・アウトプットを起点に業務を整理したうえで、トライ＆エラーを重ねながら段階的に新システムへ移行しました。結果として、単なる移行にとどまらず、将来にわたって拡張できる基盤として、既存業務を踏まえた再現性とWebシステム化による利便性向上を両立しました。本プロジェクトでは、14商品マスタのべ約数百社分の納品データを作成する基幹システムの月次バッチ処理を中心に刷新しました。既存システムは大型汎用機上のCOBOLプログラム500本以上に加え、周辺業務ではExcel/VBAやAccess VBAのアプリで運用されており、これらをOutSystemsによってWEBベースで再構築しました。 COBOL中心のレガシー環境からの脱却、短期間でのリリース、Web化による利便性の向上、処理工程とステータス管理の可視化、運用・保守コストの削減につながりました。特に効果を感じたのは、既存業務への影響を最小限に抑えながら刷新を実現した点でした。当社は、OutSystemsを自社導入しているからこそ、実運用を踏まえた設計提案から、拡張性を見据えたアーキテクチャ設計、開発・保守までを一気通貫で支援できます。本事例と同様に、「属人化・ブラックボックス化したレガシーシステムの刷新」「短期間で基幹刷新を進めたい」といったご相談をいただいております。このようなお悩みがあれば、ぜひお気軽にお問合せください。

BPO

収集から支払調書データ作成まで、安全な運用を一気通貫で受託マイナンバー法の施行により、税務署へ提出する支払調書にはマイナンバーの記載が義務付けられ、企業は支払先となる個人事業主等からマイナンバーを収集・保管する必要が生じました。しかし、お客様は社内規定によりマイナンバーを社員が直接取り扱うことができず、制度要件を満たす安全かつ確実な外部委託体制の確保が不可欠でした。本事例では、マイナンバーの収集から運用管理、税務署提出用の支払調書データの作成までを当社が一括して受託しました。収集キットの版下作成・印刷・封入・封緘・発送・回収、本人確認チェック、不備に関する対応、未提出者フォロー、データ登録、支払調書データの納品までを一手に担うことで、制度要件に沿った安全な運用を維持しながら、お客様の管理負担を大幅に軽減しています。2016年から現在まで、支援を継続しております。制度要件を満たしたうえで、収集から確認、フォローまでを継続的に回せる委託先が求められていました。加えて、印刷や督促などの工程ごとに委託先が分かれると特定個人情報の受け渡し経路が増えることから、委託先を分散させないことも重視されていました。対象者が多く、年次で発生する業務であることから、運用負荷の高さも課題となっていました。当社が、収集キットの版下作成・印刷・封入・封緘・発送・回収から本人確認チェック、不備に関する対応、未提出者フォロー、データ登録、支払調書データの作成・納品までを一括して対応しました。一連の工程を外部に再委託せず社内で完結させることで、特定個人情報を扱う業務に求められるセキュリティ水準を満たしながら、運用負荷の高い業務を継続的に運用できる体制を構築しています。収集キットのデザイン案・版下の作成から印刷、封入・封緘、発送・回収、データ登録までを社内で完結できる体制により、外部に分散させずに一気通貫で運用できる点が特長です。特定個人情報を含む帳票の印刷・封入工程を外部に委託しないため、情報の受け渡し経路を最小限に抑えられます。マイナンバーを社内で直接取り扱うことなく、収集から税務署提出用の支払調書データの作成・納品までを安定的に運用できる体制が整いました。版下作成から印刷、封入・封緘、発送・回収、データ登録までを社内で行い、委託先を1社に集約できたことで、委託先管理の対象を増やさずに運用できています。特に大きかったのは、社内規定を変更することなく、制度要件を満たした運用を実現できた点です。当社は特定個人情報を扱う業務を継続的に受託してきた実績をもとに、制度要件に沿った安全な業務設計から運用フローの構築・継続運用までを一貫してご支援できます。「マイナンバーなどの機微情報を扱う業務を安全に委託したい」「収集から不備に関する対応・データ作成まで一括して任せたい」といったご相談を承っております。お気軽にお問い合わせください。