はじめに

請求書の郵送業務を電子化し、管理部門の負荷軽減と法対応を両立した事例

多数の取引先を抱える某メーカーでは、月々膨大な件数にのぼる請求書を発送しており、印刷・封入・発送にかかる管理部門の業務負荷が大きな課題となっていました。本事例では、帳票基盤「SVF Archiver/Transact」を活用して請求書送付を紙からWebへ切り替えるとともに、改正電子帳簿保存法への対応、さらに顧客承諾の証跡管理までを一体で実現した取り組みを紹介します。

背景・課題

約10,000社への請求書郵送が管理部門の重荷に

同社では約10,000社にのぼる取引先へ毎月請求書を郵送しており、印刷・封入・発送という一連の作業に多くの人手と時間を割いていました。取引先数の増加とともに業務負荷は年々高まり、抜本的な効率化が急務となっていました。加えて、請求書を電子化するにあたっては電子帳簿保存法改正への対応、さらに「顧客が内容を承諾した証跡を残す」という要件も同時に満たす必要があり、単純なペーパーレス化だけでは解決できない以下の課題が顕在化していました。

解決策

SVF Archiver/Transactによる請求書のWeb配信化と、承諾状況の一元管理

基幹システムが出力する請求書PDFを連携サーバー上のフォルダへ格納すると、Bridge Serviceが自動検知してSVFへアップロードし、OCRで請求データを取得したうえで受信者用サイトからWeb配信する仕組みを構築しました。あわせて、SVF Transactのカスタムプロパティ機能で配信帳票ごとの承諾状況を管理し、改正電子帳簿保存法への対応と証跡確保も実現しています。

運用フロー

基幹システムの出力からWeb配信・閲覧までを自動化する運用フロー

帳票発行元の基幹システム、連携サーバー、SVF Archiver/Transactの三者を連携させ、請求書の出力からWeb配信・閲覧に至るまでの一連の流れを自動化しました。運用フローは大きく次のとおりです。

出力：複数の基幹システムが請求書PDFを出力し、サーバーPC上の拠点フォルダへ格納
監視・自動アップロード：Bridge Serviceが拠点フォルダを常時監視し、新規ファイルを検知してSVF Archiverへ自動アップロード（OCR処理を実行）
保管・データ取得：SVF ArchiveがPDFを保管するとともに、OCRにより請求データを自動取得
公開・Web配信：帳票を受信者用サイトに公開し、取引先がWeb上で閲覧
承諾管理：カスタムプロパティ機能を用いて、配信した帳票ごとの承諾状況を一元管理

導入効果

郵送業務の電子化と、法対応・運用継続性の確保を同時に実現

ご相談ください

“導入経験がある”からこそできる実践的支援

当社はSVF Archiver/Transactを活用した帳票のWeb配信化、OCRによるデータ取得の自動化、承諾状況の管理まで、一連の仕組みを自ら構築してきた経験を持っています。この経験をもとに、お客様の業務に即した設計から運用定着に至るまで一気通貫で支援いたします。「請求書などの郵送業務を電子化したい」「改正電子帳簿保存法に対応したい」「配信した帳票の承諾状況を管理したい」といった悩みをお持ちの方は、ぜひ気軽にお問合せください。